Le malo uspešnih podjetij ne uporablja tehnologije za izboljšanje produktivnosti, učinkovitejšo komunikacijo in sledenje kupcem in blagu. Pravzaprav se večina uspešnih organizacij pri skoraj vseh vidikih svojega poslovanja zanaša na tehnologijo. Čeprav je na voljo veliko vrst tehnologij, digitalne tehnologije ni treba ustrahovati lastnikov podjetij. Vse je mogoče razčleniti na razumljive dele funkcionalnosti.
Namizni računalniki in prenosniki
Za večino podjetij je najbolj uporaben del opreme tudi najbolj razumljen. Namizni računalniki, naloženi s pisarniškimi in produktivnimi programskimi paketi, delavcem omogočajo pisanje pisem, analizo finančnih informacij, pošiljanje in prejemanje e-pošte ter oblikovanje prodajnih predstavitev.
Računalnik je lahko namizni model z ločenim monitorjem in tipkovnico ali prenosni prenosnik. Obstajata dve glavni vrsti računalnikov. Osebni računalniki (osebni računalniki), ki delujejo s sistemom Microsoft Windows, so najpogostejši, računalniki Macintosh z operacijskim sistemom Apple Computer pa so priljubljeni med kreativnimi strokovnjaki.
Programska oprema in orodja za produktivnost
Programska oprema se naloži v računalnik za zagotavljanje določenih vrst funkcionalnosti. Orodja za storilnost, kot sta Microsoft Word, paket za obdelavo besedil in Microsoft Excel, sistem finančnih preglednic, lahko opravljajo številne najpogostejše naloge, ki jih potrebuje majhno podjetje. Microsoft PowerPoint ali Apple Keynote omogočata uporabnikom, da hitro in enostavno pripravijo prodajne predstavitve profesionalnega videza. Na voljo so milijoni drugih naslovov, ki so razviti za izvajanje določenih nalog.
Povezovanje računalnikov in tiskalnikov
Računalniki so pogosto povezani v mrežo. To lahko ljudem v organizaciji omogoči skupno rabo dokumentov ali informacij, osrednje skladišče za shranjevanje dokumentov ali komuniciranje prek e-pošte v pisarni. Omogočajo tudi več računalnikom, da si delijo tiskalnik ali pomnilniško napravo. Omrežje je lahko omejeno na računalnike v skupni pisarni ali pa se razteza na več pisarnah in lokacijah.
Sistemi za telefonsko in glasovno pošto
Čeprav pisarniškega telefona morda ne bi šteli za del tehnologije, so današnji poslovni telefonski sistemi precej zapleteni. Najpogostejši tip telefonskega sistema je sestavljen iz strojne enote, ki s programsko opremo deli linijo telefonskega podjetja med posamezne prenosne enote. Ti sistemi pogosto vključujejo samodejnega spremljevalca, ki kličočim pomaga najti zaposlenega, ki ga iščejo, večina pa vključuje tudi sistem glasovne pošte za sporočila.
Telefoni Voice over Internet Protocol (VOIP) postajajo vse bolj priljubljeni. Telefoni VOIP ne potrebujejo telefonske linije, ampak namesto tega ves promet prek interneta usmerjajo na posebno slušalko.
Sistem finančnega računovodstva
Čeprav so računovodski sistemi tehnično programski, si zaslužijo lastno omembo zaradi njihove kritične vloge v katerem koli poslu. Računovodski sistemi spremljajo vsak dolar, ki ga porabi podjetje, skupaj z vsakim dolarjem prihodka. Med manjšimi podjetji je priljubljena izbira Quickbooks by Intuit, ki je enostavna za postavitev in vzdrževanje.
Večja podjetja bodo morda želela razmisliti o SAP Business One ali Sage Accpac, ki omogočata več prilagoditev in več integracije z drugimi sistemi. Ko se poskušate odločiti, katera programska oprema je primerna za vas, prosite svojega računovodjo za priporočilo.
Sistem za nadzor zalog
Če vaše podjetje prodaja blago, boste morda želeli raziskati sistem nadzora zalog. Ti sistemi spremljajo vse predmete v vašem inventarju, s čimer zagotavljajo, da vam ne bo zmanjkalo zalog in ne naročite preveč. Ko prispe nov inventar, se sistem posodobi tako, da odraža dodatke, in ko se proda, se odšteje od vsote.
Sistemi za upravljanje odnosov s strankami
Sistem za upravljanje odnosov s strankami (CRM) stranko spremlja skozi vse njene izkušnje z vašim podjetjem. Od trenutka, ko pridobite informacije o stranki, bo sistem CRM sledil njihovi interakciji z vami. Če stranka pokliče, da naroči izdelek ali storitev ali pokliče pomoč ali tehnično vprašanje, bo sistem CRM zastopniku storitve povedal, kdaj so bili izdelki poslani, kaj je bilo naročeno nazaj in katere druge pogovore, ki jih je stranka imela z vašim podjetje.
Sistemi za upravljanje odnosov s strankami pomagajo vzpostaviti odnose s stranko tako, da na enem mestu zberejo vse informacije, ki jih vaše podjetje zbere od stranke, za uporabo, pregled in proaktivni odziv.