Računovodstvo za mala podjetja je lahko zapletena praksa, vendar obstaja več splošnih računovodskih načel, ki lastnikom podjetij pomagajo pri strukturiranju računovodskih postopkov in vodenju jasnih in natančnih knjig. Pomembno je, da podjetja upoštevajo prakso predpostavk o poslovnih subjektih, da niso le zakonsko zaščitena, temveč je tudi jasno prikazana finančna slika njihovega podjetja.
Opredeljena predpostavka za poslovno enoto
Predpostavka o poslovnem subjektu, ki se včasih imenuje tudi ločena predpostavka ali koncept gospodarskega subjekta, je računovodska glavnica, ki navaja, da je treba finančne evidence katerega koli podjetja voditi ločeno od evidenc njegovih lastnikov ali drugih poslov. Ves dohodek, ki izhaja iz poslovanja podjetja, mora biti evidentiran kot zaslužek, vsi odhodki pa morajo biti tisti, ki pripadajo izključno podjetju. Osebni stroški lastnika se ne smejo prenesti na podjetje. To dosledno spoštovanje ločitve omogoča ocenjevanje poslovanja glede dobičkonosnosti in davčnih namenov na podlagi natančnih finančnih podatkov in ne na zapleteni mešanici osebnih in poslovnih financ. Uporablja se tudi za vsa podjetja, tudi če zakonito podjetje in njegov lastnik štejeta za isto osebo.
Pravno in računovodsko ločevanje
Podjetja obstajajo v različnih oblikah, pri čemer ima vsaka struktura svoje pravne in davčne predpise. Številna mala podjetja se štejejo za prehodne subjekte, pri katerih podjetje ni obdavčeno od dohodka, ampak je ves dohodek "prepuščen" lastnikom in so obdavčeni od zneska dohodka, ki ga je podjetje ustvarilo. Primeri prehodnih subjektov vključujejo samostojne podjetnike, korporacije S in družbe z omejeno odgovornostjo (LLC). V samostojnem podjetništvu pa se podjetje in posamezni lastnik pravno štejeta za eno in isto. Vse poslovne obveznosti, finančne in pravne, postanejo obveznosti lastnika. Kljub temu da morajo biti samostojni podjetniki, čeprav so pravno videti enaki, svoje osebne in poslovne finance voditi in poročati ločeno.
Zahtevano je natančno snemanje
Ena od slabosti koncepta poslovnega subjekta pri računovodstvu je, da morajo biti lastniki podjetij zelo previdni pri vodenju podrobnih in natančnih finančnih evidenc, zlasti o svojih izdatkih. Vsi osebni in poslovni stroški morajo biti ločeni. To pomeni, da je treba določiti postopke, ki bodo zagotovili, da računovodske evidence odražajo natančne zneske odhodkov glede na namen ali odstotek uporabe. Če na primer lastnik podjetja z osebno kreditno kartico kupi plin za avtomobil, ki je v njegovi osebni lasti, vendar ta plin in avto uporablja za službena potovanja, mora lastnik povrniti te stroške z uporabo običajne stopnje prevoženih kilometrov, ki jo dovoljuje Interna Prihodkovna služba (IRS). Če pa lastnik podjetja vzame avto v lasti podjetja in s svojo poslovno kreditno kartico kupi bencin na enotedenskih počitnicah,teh izdatkov ne bi smeli evidentirati kot poslovne odhodke v finančnih evidencah podjetja, temveč jih je treba jemati kot osebni umik.
Upravljanje oddelkov podjetij ali več podjetij
Drug primer poslovnega subjekta, ki zahteva ločeno računovodstvo, je, če znotraj podjetja obstajajo ločeni oddelki ali je posameznik v lasti več podjetij. Če vaše podjetje raste, boste morda imeli priložnost širiti se izven obsega vašega trenutnega poslovanja. Lahko se odločite za ustanovitev ločenega oddelka znotraj podjetja, ki bo obravnaval to novo poslovno priložnost. Za sledenje finančnemu stanju in poslovanju tega segmenta podjetja je dobro, da se vsi prihodki in odhodki evidentirajo ločeno od drugega dela podjetja. To lahko storite z uporabo "razredov" v računovodski programski opremi, kot je QuickBooks. Za davčne in pravne namene delitev še vedno spada pod okrilje glavnega podjetja, vendar vam bo ločeno računovodstvo omogočilo neodvisno oceno njegovega finančnega stanja.
Če lastnik podjetja vodi več kot eno podjetje, je treba za vsako podjetje ohraniti ločeno predpostavko. Čeprav je lastnik enak, se lahko podjetja po obsegu in velikosti zelo razlikujejo, vse transakcije pa je treba evidentirati ločeno.