Zapisniki s sestankov niso zgolj varalnice o tem, kar je bilo rečeno na sestanku osebja prejšnjega tedna. Zapisniki so lahko formalni pravni dokumenti, ki predstavljajo uradne ukrepe upravnega odbora podjetja ali vodstva vladnega subjekta. Ker so zapisniki uradni zapis poslovanja in vladnih dejavnosti, se jih splača učinkovito razvijati. Če ročno pišete opombe na papirju, vam bo morda pomagalo, če imate vnaprej natisnjen obrazec, da boste lahko dali ustrezne informacije, kam gre. Računalniški obrazec lahko ustvarite tudi, če med sestankom prinesete prenosnik ali elektronski prenosnik.
Informacije o glavi
Zapisnik vključuje glavo datuma in kraja sestanka. V glavi je zapisano, kdo je bil prisoten in kdo je bil opravičen, običajno pa identificira osebo, ki je bila predsedujoča na sestanku in tajnica snemanja. Sestanki, ki se hkrati odvijajo na več mestih - na primer prek videokonference - običajno beležijo udeležbo glede na lokacijo.
PRIMER:
Zapisnik sestanka upravnega odbora družbe A-1, 4. maja 2017, soba izvršnega odbora, stavba sedeža Robert Johnson, predsednik in Kyle McGregor, zapisnikar Prisotni: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark
Uvodno gradivo
Zapisniki se običajno začnejo s točnim časom, ko je predsedujoči sklical sejo, da bi jo naročil. Na večini sej so prve točke dnevnega reda predstavitve, pripombe predsedujočega in potrditev zapisnika predhodnega zasedanja. Zajemite glavne točke, ki so bile podane med pripombami predsedujočega. Če so člani predlagali kakršne koli spremembe zapisnika predhodnega zasedanja, spremembe natančno zabeležite.
PRIMER:
G. Johnson je sestanek sklical po dogovoru ob 14.46. Po neuradnih predstavitvah je Johnson sporočil, da je njegova mačka nedavno rodila šest mladičkov. Na predlog gospe Hawthorne je bil soglasno sprejet zapisnik julijskega sestanka, z izjemo, da je beseda „tovornjak“ v 15. odstavku prizadeta in nadomeščena z besedo „pol traktor“.
Dnevni red soglasja
Čeprav ima vsak sestanek drugačno strukturo, se formalna srečanja - zlasti za vladne skupine - običajno začnejo z "dnevnim redom soglasja", kar je malo več kot vrsta poročil in izjav, za katere ni potrebno glasovanje. Dnevni red soglasja pogosto vključuje dopisovanje, poročila odborov in drugo zgolj informativno gradivo.
Zapišite glavne točke za vsako točko, o kateri ste razpravljali med dnevnim redom soglasja, določite predmet pogovora in vse pomembne pripombe, ki jih člani ponujajo med odprto razpravo.
PRIMER:
Gospa Smith je v zapisnik prebrala pismo podjetja XYZ Manufacturing Company z dne 4. novembra. V njem so pohvalili strokovnost prevozniške službe pri pospeševanju odmevne dostave izdelkov. G. Perez je v imenu oddelka za prevoze dejal, da je XYZ odlično opravil svoje delo in zagotovil podrobna navodila za pot.
Poslovna agenda
Poslovni načrt je tam, kjer je ukrep - del sestanka, na katerem člani razpravljajo in glasujejo o različnih akcijskih točkah. Za formalne zapisnike mora tajnik zapisati dejanski predlog, o katerem se glasuje, in dejansko število glasov, vključno s tem, kdo je glasoval za in proti vprašanju. Običajno sekretar zajame tudi povzetek razprave, vključno z glavnimi točkami vsakega člana, ki je govoril.
Tehnično ne obstaja glasovanje za "vzdržanje". Vzdržati se pomeni, da sploh ne volimo. Ljudje, ki želijo zapisati, da zadevi niso niti naklonjeni niti ne nasprotujejo, naj namesto tega glasujejo "navzoče".
PRIMER:
Johnson je odprl razpravo o računu podjetja ABC Widgets za 21.434,87 USD. Ga. Hatoyama je dejala, da je račun prejšnji teden odobril finančni odbor. G. Michaels je dejal, da podpira tekoče delo z ABC Widgets. Hatoyama je odobril račun pri ABC Widgets, Inc., za 21.434,87 USD. Ga. Sandborn napotena. Motion je bil s 4: 2, Hatoyama, Sandborn, Michaels in Smith so bili za, Perez in Clark pa proti.
Sklepni materiali
Večina zapisnikov se običajno konča s časom prekinitve seje. Zapisnik podpišeta predsedujoči in snemajoči sekretar, čeprav, če je tajnik član skupine z glasovalno pravico, potem zadostuje sam podpis tajnika.
PRIMER:
Johnson je sejo prekinil ob 19.14. Naslednja seja je predvidena za 5. avgust ob 15. uri v sobi izvršnega odbora.
Podpisal Robert Johnson, predsednik Kyle McGregor, snemalec