Težave s komunikacijo na delovnem mestu lahko negativno vplivajo na moralo, produktivnost in medoddelčne delovne odnose. Če jih ne potrdimo, lahko stalne težave s komunikacijo sekajo v dobiček, povečajo promet in vodijo do napak, ki negativno vplivajo na javno podobo podjetja. Prepoznavanje in reševanje pogostih vprašanj lahko težave odpravi, preden jim uidejo izpod nadzora. Pazite na pogoste težave s komunikacijo na delovnem mestu in jih hitro rešite.
Neuspešno komuniciranje
Na delovnem mestu, kjer prevladujejo hitri odgovori po besedilu in e-pošti, se lahko podrobnosti izgubijo, spregledajo ali ne razumejo. Na vrsto vprašanj v e-poštnem sporočilu ni odgovoril z da. Če se na vprašanje, ali lahko dokument pregledate, odgovorite z »V redu«, se vprašanje, kje je dokument, kakšen pregled zahteva ali kdaj je treba vrniti popravke, ne obravnava.
Rešitev: zahteve po e-pošti naj bodo jasne in podrobne, odgovori pa popolni in celoviti. Preden pritisnete Pošlji, se vprašajte:
- Ali sem na vsako vprašanje odgovoril v celoti?
- Ali bo imel prejemnik kakšna odprta vprašanja po branju mojega e-poštnega sporočila?
Ob predpostavki, da ima nekdo drug žogo
Ko ste del skupinske nevihte, skupinskega e-poštnega sporočila ali skupinskega projekta, lahko vedno domnevate, da ima nekdo drugo nalogo. Ko vsi domnevajo, da nekdo ravna s stvarmi, se žoga neizogibno spusti, kar vodi do kazanja s prstom, krivde in zamujenih rokov.
Rešitev: V kateri koli skupinski dinamiki mora biti natančen človek, ki ob koncu razprave ali razprave določi in razjasni vloge. Skupinsko e-poštno sporočilo, ki pojasnjuje, kdo kaj počne in kdaj racionalizira skupinske pobude.
Neuspeh samourejanja
Samo urejanje je dobra poslovna tehnika za učenje v pisni in ustni obliki. Če ne boste upoštevali, kaj boste napisali ali povedali, lahko pride do okvare v komunikaciji, bodisi zato, ker svojih misli ne artikulirate popolnoma bodisi, ker reagirate brez razmišljanja, kar povzroči boleče občutke in nesporazume.
Rešitev: Preden pritisnete Pošlji, preverite vsebino, črkovanje, slovnico in veljavnost. Nato preverite ton in se prepričajte, da prejemnik ne more napačno razlagati vaših besed. Ko govorite v razgretem okolju, previdno izberite besede in jih vsaj enkrat potegnite skozi svoj mentalni filter, preden jih izgovorite na glas.
Biti nepripravljen
Če zamujate na sestanek ali se približujete roku in niste pripravljeni, vas bo morda zamikalo. Ko ste nepripravljeni, se lahko pojavijo napake, nesporazumi in celo napačna usmeritev projekta ali naloge.
Rešitev : bodite organizirani in pripravljeni. Če niste, je bolje, da priznate, da potrebujete več časa, kot da idejo vržete ob steno in upate, da se drži.
Uporaba napačnega komunikacijskega orodja
Včasih je primerno e-poštno sporočilo, včasih pa je telefonski klic ali osebni sestanek bolj primeren. Napačno ocenjevanje situacije in izbira napačnega orodja lahko privede do okvare komunikacije in ustvari zmedo, nerazumevanje in prizadete občutke.
Rešitev: če si vsak dan izmenjate neobčutljive informacije, je e-pošta v redu. Če poskušate lepljivo situacijo razvozlati z napačnimi informacijami, telefonski klic ali Skype seja omogoča učinkovitejšo izmenjavo naprej in nazaj. Če objavljate slabe novice ali imate resno ali sporno razpravo, je osebna izbira najboljša izbira. Omogoča vam branje govorice telesa, merjenje temperamenta in osebne stike.
Reči preveč
Včasih preglasimo, ko spregovorimo, preden pomislimo. Drugič ogovarjamo in si izmenjujemo neprimerne informacije. Včasih površnost povzroči prekomerno izmenjavo ali razkritje osebnih ali občutljivih podatkov - omislite si scenarij, v katerem v e-poštnem pogovoru nenamerno pritisnete »odgovor vsem« ali »naprej«, v katerem se s kolegom omalovažujoče pogovarjate o stranki.
Rešitev: poudarite potrebo po zaupnosti na delovnem mestu, organizirajte občutljive sestanke za zaprtimi vrati, vzdržujte se pošiljanja zelo zaupnih ali občutljivih informacij v e-pošto in nehajte ogovarjati.
Poenostavljena in učinkovita komunikacija se začne od zgoraj navzdol. Če še nimate vzpostavljene politike komuniciranja z najboljšimi praksami, jo ustvarite in uporabite za orientacijo in usposabljanje osebja. Upoštevajte tudi, da so včasih težave, ki so posledica slabe komunikacije, lahko neučinkovite poslovne prakse, slaba organiziranost ali nejasne veščine upravljanja časa. Preden obtožite težave s komunikacijo, ocenite druge vzroke za okvaro učinkovitih operacij.