Med prodajo blaga ali storitev kupec in prodajalec skleneta pogodbo o poslovanju in dokončanju finančne transakcije. Dogovor je lahko ustni ali pisni, pogoji transakcije pa bodo zabeleženi ali dokumentirani z računom in potrdilom. Računi in računi so izvorni dokumenti za računovodstvo; račun se imenuje tudi račun. Računi in prejemki se uporabljajo v računovodstvu za evidentiranje prodajnih transakcij ter za obračun zahtev in prejemkov za plačilo.
Računi, ki jih priskrbi prodajalec
Račun je račun ali zahteva za plačilo za prodajo. Navaja blago ali storitve, ki jih prodajalec ponuja kupcu, skupaj s cenami, dobropisi, popusti, davki in celotnim dolgom. Vključuje lahko tudi podatke o kreditu, številko računa, ime prodajalca in morebitne posebne prodajne programe.
Na primer, številni računi omogočajo kupcu 30 dni plačila in ponujajo popust pri plačilu v prvih 10 dneh od datuma računa. Račun vključuje podatke o poslovnih stikih prodajalca, vključno z imenom podjetja, naslovom, telefonsko številko, številko faksa in spletnim naslovom. Vključuje tudi kontaktne podatke kupca in datum prodajne transakcije. Računov ne smemo zamenjevati z naročilnicami, ki so pisne zahteve kupcev prodajalcem, ki dovolijo pošiljko ali dostavo blaga s plačilom.
Potrdila, ki dokazujejo, da je bilo plačilo izvedeno
Potrdilo je dokumentacija, da je bilo plačilo izvedeno za dokončanje prodaje. V večini primerov služi kot dokazilo o lastništvu. Navaja blago ali storitve, cene, kredite, popuste, davke, skupni plačani znesek in način plačila. Potrdila običajno vključujejo informacije o kupcih in prodajalcih v različnih oblikah in v različni meri.
Na primer nakupi na prodajnih mestih, kot je nakup bencina za avto na bencinski črpalki, vsebujejo popolne kontaktne podatke prodajalca, vendar omejene podatke kupca. Račun je potrdilo kupca o plačilu.
Izdajatelji in prejemniki
Račune in račune ustvarijo prodajalci, trgovci in prodajalci in jih izdajo kupcem, strankam ali strankam. Računovodske službe, prodajno osebje in osebje za storitve strankam lahko strankam izdajajo račune. Ordinacije zdravnikov in zobozdravnikov pacientom izstavljajo račune za opravljene storitve. Natakar ali natakarica jedilnikom v restavracijah izda račun, imenovan račun ali ček, za hrano, ki jo naročijo.
Prejemniki potrdil so običajno stranke, lahko pa so računovodje ali knjigovodje, pa tudi tretje osebe, ki prejemajo račune kot dokazilo o plačilu stranke za finančni postopek.
Uporaba računov in računov
Računi se uporabljajo za zahtevanje plačila od kupcev, spremljanje prodaje, pomoč pri nadzoru zalog in lažjo dostavo blaga in storitev. Računi se uporabljajo tudi za sledenje pričakovanim prihodnjim prihodkom in upravljanje odnosov s strankami, tako da ponujajo ugodne možnosti plačila, kot so podaljšana časovna obdobja za plačilo ali popusti za predčasno plačilo ali gotovinsko plačilo.
Kupci ali kupci potrdila prejmejo, da dokažejo, da so plačali za izdelek, zlasti v primerih vračila, v katerih je blago pokvarjeno ali pokvarjeno.