Vsako podjetje ima način, kako deluje in počne stvari. Podjetja in vodje podjetij brez jasne poslovne politike imajo pogosto podrejene, ki sprejemajo odločitve, ki se ne ujemajo s tem, kar vodstvo v resnici želi videti. Jasni, jedrnati in napisani načrti poslovne politike pomagajo vsem podjetjem ohraniti doslednost v poslovanju in vodstvo razbremenijo potrebe po mikro-upravljanju. Ko se poslovne politike oblikujejo in uporabljajo, obstaja standardizacija, kako podjetje dobavlja izdelke ali storitve potrošnikom.
Kaj je v poslovni politiki?
Poslovna politika je sklop pravil, ki jih določi lastnik ali vodstvo podjetja. Nekatere politike opredeljujejo predpisi, na primer zvezni zakoni o zasebnosti, druge pa vodstvo podjetja, da zagotovi, da se stvari izvajajo po določenih standardih. Poslovne politike so navadno v operativnem priročniku ali v priročniku za zaposlene. Čeprav imajo lahko različna podjetja različne politike, ima vsaka poslovna politika enakih sedem lastnosti. Poslovna politika mora biti natančna, jasna, enotna, ustrezna, enostavna, vključujoča in stabilna.
- Specifično : če politika ni specifična, postane izvajanje nedosledno in nezanesljivo. Na primer: "Zaposleni ne smejo parkirati na parkirišču za goste."
- Jasno : poslovna politika nima dvoumnosti. Napisan je v razumljivem jeziku. Na primer, "Takojšnja izpustitev zaposlitve je rezultat tega, da imajo vozniki podjetja dve točki v svoji vozniški evidenci."
- Enotna : politika mora biti standard, ki ga lahko sledijo vsi, od najvišjega vodstva do delavcev v obratu. Na primer: "Kdor vstopi na gradbišče, mora imeti ves čas zaščitni klobuk, čevlje in očala."
- Primerno : Poslovne politike bi morale ustrezati organizacijskim ciljem in potrebam. Na primer, "Obtožbe o diskriminaciji in spolnem nadlegovanju se preiskujejo z disciplinskimi ukrepi, ki se uporabljajo na podlagi ugotovitev preiskave."
- Preprosto : Politiko morajo razumeti vsi, za katere velja v podjetju. Na primer, "Prepoved kajenja v 100 metrih od varilnih postopkov, označenih z pobarvanimi rumenimi črtami tal."
- Vključno : poslovna politika ni pomembna za majhno skupino v podjetju, mora zajemati širok obseg in vključevati vse. Na primer: "Poslovna obleka je vedno potrebna v pisarni ali na sestankih s strankami."
- Stabilno : To se nanaša na izvajanje. Če pride do incidenta, mora biti politika stabilna, tako da ne bo neodločno slediti. Na primer, "Mobilni telefoni v konferenčni sobi niso dovoljeni."
Poslovna politika je lahko prilagodljiva pri spreminjanju parametrov v podjetju, industriji ali na trgu. Uporaba teh funkcij kot vodila pri oblikovanju katere koli poslovne politike pomaga poslovnim voditeljem ohranjati skladno strukturo v podjetju. Biti spreten v poslu in se prilagoditi zaposlenemu, odzivom potrošnikov in trga je tisto, kar ohranja uspešna velika podjetja.
Pomen načrtov poslovne politike
Poslovne politike so pomembne in vplivajo na vse, od pravnih obveznosti do zadovoljstva zaposlenih in pozitivne podobe javnosti. Politike zagotavljajo, da so vsi na isti strani, ko gre za pričakovanja določenih stvari. Podjetje ima lahko politike, ki se nanašajo na različne vidike podjetja. Obstajajo lahko varnostne politike, politike zaposlovanja človeških virov in protidiskriminacijske politike. Obstajajo lahko tudi pravila, ki se nanašajo na kodeks oblačenja zaposlenih, urnike kosila, odmore in počitnice. Drugi pravilniki so pomembni za izkušnjo strank, vključno s pozdravljanjem strank, upravljanjem telefonskih klicev in podrobnostmi dostave izdelkov.
Vse te politike ustvarjajo pozitivno delovno okolje. Zaposleni, ki se pri delu počutijo varno pred poškodbami ali diskriminacijo, so srečnejši in bolj produktivni. To je pomemben vidik produktivnosti, ki ga mora upoštevati vsak lastnik podjetja. Ko imajo zaposleni posebne smernice o pravilih oblačenja, načrtovanju in zahtevanju odmora, to izenači področje in ščiti zaposlene pred favoriziranjem. Določa ton pisarniške dinamike in temelj za timsko delo. Preprosta organizacija urnikov zahteva delo v skupini ali vsaj upoštevanje drugih v ekipi.
Ko gre za pravilnike o poslovanju in izkušnjo strank, je to nujno za dosledno poslovanje in za odpravljanje morebitnih težav. Če naj bi se politika nadaljevala po dostavi izdelka, vendar se to ne zgodi, lahko upravitelji ta segment procesa ciljajo na višje donose.
Vzpostavitev korporativne kulture
Ko so politike jasno zapisane v pisnem načrtu, se določijo pričakovanja. S tem se začne vzpostavljati korporativna kultura, kaj storiti, česa ne in kako ravnati. Zaposleni, ki dobijo pričakovanja v jasno začrtani obliki, so lažje sposobni opravljati te naloge in ponavadi odstopajo od "skripte" kot zaposleni, ki so zaposleni v podjetjih, ki nimajo jasno napisanih pravil.
Seveda politike ne pomenijo nič, če vodstvo politik ne bo izvajalo. Nekatere politike, kot sta varnost in diskriminacija, imajo pravne posledice in neposredno vplivajo na produktivnost in zadovoljstvo strank. Če upravitelj po nakupu ne bo zahteval, da se zaposleni držijo pravila šestmesečnega pregleda, potem lahko podjetje izgubi posel in upravitelj težje začne izvajati politiko izvrševanja.
Na primer, Google ima korporacijsko kulturo, ki je zelo usmerjena k zaposlenim, kar pomeni, da lahko starši prilagodijo urnike okoli ur varstva otrok; lastniki psov lahko Fido pripeljejo na delo, zaposleni pa lahko del svojega časa namenijo osebnim projektom, ki bi jih radi razvili, ne samo za projekt, ki mu je bil dodeljen. To je veliko prilagodljivosti, ki jo podjetje opisuje z zelo jasnimi parametri, tako da zaposleni vedo, kje so meje. Posledično je Google kraj, kjer ljudje radi delajo, in ta politika je privedla do tega, da je Google postal vodilno podjetje na področju tehnologije.
Izobraževanje poslovne politike zaposlenih
Poslovni voditelji morajo zaposlene usposobiti za poslovno politiko. Vsak zaposleni naj prejme priročnik za zaposlene, ki v enem osrednjem dokumentu opisuje vse politike. Posodobitve je treba razširjati v pisni obliki kot dopolnitve priročnika. Če bo priročnik zastarel, ga je treba revidirati, tako da bodo novo izvedene spremembe vključene v priročnik za zaposlene.
Delodajalci naj vodijo tudi dostop do priročnika prek oblaka ali spletnih portalov, tako da bodo lahko zaposleni do njega dostopali, če bo prišlo do vprašanja. Poleg tega, če je na spletu, ni nobenega izgovora, da bi kateri koli zaposleni rekel, da ni vedel.
Ampak to ni dovolj. Delodajalci bi morali organizirati usposabljanja za pregled ključnih politik. Številna podjetja izvajajo inkluzivno usposabljanje, s čimer zaposlenim pomagajo, da bolje razumejo, kakšen jezik ali dejanja bi lahko razumeli kot nadlegovanje ali diskriminacijo. Ne domnevajte, da zaposleni dobro vedo, kaj je narobe. Usposobite jih, da to razumejo. To pomaga podjetju in zaposlenemu preprečiti pravne težave.
Enako velja za operacije. Če želite, da zaposleni po telefonu sledijo določenemu scenariju, ga skupaj z njimi preglejte in igrajte vloge. To velja tudi za osebne interakcije. Ne pregledujte samo prodajnih procesov. Vzemite si čas in preglejte morebitne težave s storitvami za stranke, da bodo zaposleni bolje usposobljeni za odpravljanje morebitnih težav čez dan. Bolj ko se zaposleni lahko spoprijema s težavami strank, manj je preusmerjen po vodstveni verigi navzgor. To sprosti poslovne voditelje, da se osredotočijo na strategije rasti in razvoja.
Kršitve poslovne politike
Pomembno je biti dosleden s katero koli poslovno politiko. Celo nekaj tako preprostega, kot je "vsak delavec zunaj kraja bo imel majico vtaknjeno", zahteva upravljanje. Kot smo že omenili, ne morete izbrati, kdaj uvesti politiko. To ustvarja zmedo in sovražnost med zaposlenimi, ki ne vedo, katera različica šefa bo prišla na dan.
Če se poslovna politika izvaja in dosledno vodi, morate za kršitve odgovoriti zaposlenim. Za vodstvo mora obstajati postopek ali protokol, ki je primeren za ukrepanje. To vam pomaga dokumentirati, kaj se dogaja z zaposlenimi, in ugotoviti, ali je treba koga izpustiti.
Če je na primer pravilo, da morajo vsi moški nositi kravato, vse ženske pa hlačne nogavice, je postopek kršitve lahko ustno opozorilo, ki mu sledi zapis v spis zaposlenega. Ponavljajoče se kršitve bi imele za posledico nadaljnje disciplinske ukrepe, kot je pogojna kazen ali celo suspenzija. Po drugi strani pa, če je v skladu s pravilnikom, da je treba na mestu ves čas nositi kapo, kršitev postane varnostna težava in zahteva takojšnje ukrepanje, vključno s pisanjem in odstranjevanjem s spletnega mesta.
Politike, ki se vrtijo okoli zakonitosti, kot sta nadlegovanje in diskriminacija, bi morale vključevati pravne strokovnjake, po potrebi pregon in izvajanje preiskave za ugotavljanje resnice. Posamezniki se lahko ločijo in delovne naloge se lahko prilagodijo do preiskave, vendar je odpuščanje redko primerno pred zaključkom preiskave.
Pomen vaše poslovne politike
Politike in metode izvajanja, ki jih izberete kot poslovnega vodjo, bodo neposredno vplivale na uspešnost vaših zaposlenih. Nekateri voditelji podjetij ne želijo imeti vsega v trdni obliki, drugi pa radi izvajajo posebne procese na vseh stopnjah operativnega procesa podjetja. To je odločitev lastnika podjetja.
Upoštevajte, da so nekatere politike in postopki namenjeni preprečevanju pravnih vprašanj, drugi pa oblikovanju podobe, izkušenj in kulture podjetja. Poslovni vodja bi se moral zavedati, kako politike vplivajo na njegovo ekipo. Če kodeks oblačenja postaja težava večine zaposlenih, lahko nova politika, kot je priložnostna petkova politika, spremeni pisarniško dinamiko v pozitivno smer. Če nobena politika mobilnega telefona ne obstaja, vendar zaposleni ure porabljajo za osebne klice, besedila in družabna omrežja, je treba uvesti novo politiko z usposabljanjem in jo voditi za izboljšanje produktivnosti. Menedžerji bi morali redno ocenjevati politike podjetja in njihovo učinkovitost za uspeh poslovanja.
Izdelava poslovnih politik
Vzpostavitev politik se na splošno začne z lastnikom podjetja ali njegovim začetnim vodstvenim timom, ki s poslanstvom in vizijo napiše priročnik in poslovni načrt zaposlenih. Ekipa mora razmisliti, katere so standardne politike, ki jih urejajo zvezni in državni predpisi. Nekatere urejene politike vključujejo politike zasebnosti, protidiskriminacijska pravila, nadure in regres ter celo programe zdravstvenega varstva.
Večina podjetij bo ugotovila, da so ta urejena pravila podobna med številnimi podjetji, čeprav so se nekatera podjetja odločila, da bodo presegla zahtevane politike. Potem so tu še operacije in kulturne politike. Sem spadajo podoba, ki jo voditelji želijo, da ima podjetje, in notranja korporativna kultura, ki si jo prizadevajo vzpostaviti. Vse od kodeksa oblačenja do kajenja v službi lahko opredeljuje poslovna politika.
Ko so glavne politike oblikovane, morajo voditelji podjetij ves čas spremljati, kako se zaposleni in stranke odzivajo na te politike. Če politika negativno vpliva na splošno produktivnost podjetja, je treba poiskati povratne informacije in razmisliti o prilagoditvah. Vsak vodja podjetja mora to imeti za lastno politiko uspeha. Podjetja so tekoče entitete, ki se vedno spreminjajo. Preveč toga lahko povzroči negativne rezultate in negativne rezultate. Odpravljanje težav s proizvodnjo se včasih začne z odpravljanjem težav s poslovnimi politikami.