Programi računalniške računovodske programske opreme so v teh letih dosegli veliko napredka. Ti programi olajšujejo življenje lastnikom podjetij, ko gre za sledenje stroškov, pripravo davkov in pogled na rast prihodkov. Programi računovodske programske opreme so postali pogosti, zanašanje na računalnik za vse računovodstvo ima prednosti in slabosti.
Prednost: preprostost
Večina lastnikov podjetij ni računovodja ali knjigovodja po poklicu in jim je težko opravljati večino računovodskih nalog. Tu programi računovodske programske opreme lastniku podjetja dajejo prednosti. Številni programi računovodske programske opreme so prijazni potrošnikom. Lastniki podjetij lahko po nakupih najdejo program, ki ga je enostavno namestiti, se naučiti in uporabljati. Številni programi ponujajo pozive za vrsto podatkov, ki jih je treba vnesti v posamezen odsek. Ko je sistem vzpostavljen z bančnimi računi, dolgovi in prodajalci, mora lastnik podjetja le posodobiti podatke, ko pridejo.
Prednost: Zanesljivost
Večina glavnih programov olajša uporabo programa. Matematika je natančna in zanesljiva, zato lahko lastnik podjetja kadar koli natančno določi razpoložljiva sredstva.
Prednost: stroškovna učinkovitost
Najem lastnega knjigovodja ali oddajanje del zunanjim izvajalcem knjigovodji ali računovodskemu podjetju je lahko drago. Programski program ima vnaprejšnje stroške in morda bo moral naročnik knjigovodstva vzpostaviti račune in lastnika podjetja poučiti pri uporabi programa, vendar hitro postane stroškovno učinkovit. Lastniku ni treba plačati ničesar, razen nakupa in namestitve programske opreme. Večina programov že leta deluje z operacijskimi sistemi in le občasno zahteva poceni nadgradnjo.
Prednost: sposobnost sodelovanja
Številni programi omogočajo lastnikom podjetij, da nastavijo dovoljenja, ki zunanjim knjigovodjem ali računovodjem omogočajo dostop do podatkov. Lastniki podjetij lahko sinhronizirajo podatke z bančnimi in kreditnimi računi ter podatke uvozijo s klikom miške. To lastnikom podjetij omogoča hitro uskladitev računov in uvoz pravilnih informacij, ki jih morajo pregledati ključni svetovalci.
Lastniki podjetij bi morali pregledati najboljše možnosti za podjetje. Razmislite o varnostnih kopijah v oblaku ali na ločenih trdih diskih, da boste v primeru težav vodili natančne evidence.
Pomanjkljivost: potencialna prevara
Odvisnost od računalnikov včasih povzroči večje težave. Ker je več podatkov o programski opremi shranjenih v oblaku, je hekerjem več možnosti, da dobijo finančne podatke vašega podjetja in jih uporabijo. To ogroža sredstva in ustvarja potencialno odgovornost, če hekerji za odpiranje kreditnih kartic in poslovnih posojil uporabijo davčno identifikacijo delodajalca. Obstaja tudi tveganje, da nekdo v podjetju dostopa do informacij, morda odvzame denar iz dnevnih depozitov in spremeni podatke v programu. Lastniki podjetij morajo pridno varovati finančne podatke.
Pomanjkljivost: tehnična vprašanja
Pri delu z računalniki se lahko pojavijo težave. Morda izpolnjujete podatke ob koncu leta za svojega računovodjo in pride do izpada električne energije. Računalniki lahko nabavijo virus in ne uspejo. Obstajajo tudi možnosti, da uporabniki nepravilno izvajajo programske naloge, ki jih ne poznajo. Če uporabnik poskuša narediti eno stvar, nehote pa kaj drugega, bo morda treba nekaj časa razveljaviti.
Pomanjkljivost: napačne informacije
Knjigovodske evidence so tako dobre kot podatki, vneseni v sistem. Lastniki podjetij, ki si ne vzamejo časa za pravilno določanje kategorij računov, lahko vnašajo podatke in ustvarjajo poročila, ki niso natančna.
Lastniki podjetij lahko z ustreznim načrtovanjem in integracijo programske opreme naredijo veliko za ublažitev pomanjkljivosti in morebitnih težav, povezanih z računalniškim računovodstvom. Če si vzamete čas, da ga pravilno ugotovite, je lažje in ceneje kot, če se poskušate umakniti, ker se pojavi težava.