Lastniki podjetij izboljšajo svojo javno poslovno podobo, ko so njihove korporacijske politike trdno uveljavljene za profesionalno komuniciranje. Za zaposlene je postalo običajno, da so zelo neformalni, ko gre za poslovno elektronsko pošto. Čeprav je pogosto, neformalno obravnavanje poslovnih e-poštnih sporočil ni sprejet poslovni standard. Lastniki podjetij se morajo zavedati, da določitev pravega tona določa ton celotnemu pismu.
Začnite s pozdravom. Omejite možnosti pozdrava in dajte osebju ustrezne izbire.
Standardni pozdrav
Običajni pozdrav je "Spoštovani gospod (priimek osebe)." Tako kot pri običajni poštni korespondenci, uporaba standardnega pozdrava kaže na spoštovanje in profesionalnost. Nekateri to morda štejejo za staromodne, vendar je bolj sprejemljivo kot nenamerno žaljivo.
Pozdrav, ki se začne z "Dragi", je brezčasen. Uporabite priimek osebe, če jo imate ali je razmerje novo. To kaže na spoštovanje.
Na primer, "Dragi gospod Jones," je boljši kot "Dragi John". Če niste prepričani glede naslova osebe (gospod, gospa, gospa ali gospodična) ali priimka, je sprejemljivo uporabiti ime. Standardna politika podjetja mora biti, da zaposleni poskušajo ugotoviti priimek prejemnika, preden se zatečejo k uporabi imena.
Prijaznejši pozdrav
Včasih se e-poštna sporočila pišejo z manj formalnimi standardi preprosto zato, ker pošiljatelj želi biti prijaznejši. Na primer, »Živijo« je prijaznejši od »Dragi«. To se lahko uporablja tudi v hladni komunikaciji, kjer pošiljatelj nima imena prejemnika. Uporablja se tudi z imenom, kot v "Zdravo Jennifer."
Lastnik podjetja ima lahko posebne odnose s strankami, kadar se to uporablja v formalnem pozdravu, kot je opredeljeno v postopkih podjetja. Na primer, osebje lahko na krovu nove stranke vpraša, ali jo raje kliče po svojem imenu ali priimku.
Profesionalno, a prisrčno
Lastniki podjetij si oglejte "Pozdrav:", uporabljen v dopisovanju. To je sprejemljiv pozdrav, vendar nakazuje prisrčno poslovno razmerje in ne formalno razmerje. To se kaže kot poskušanje biti prijazen in drugačen, vendar še vedno velja za formalno. Pogosto je opaziti v hladnih e-poštnih sporočilih ali v korespondenci, kjer pošiljatelj nima močnih odnosov s prejemnikom.
Pozdravitve, ki se jim je treba izogniti
Preden napišete pozdrav, pomislite na osebo, ki bere e-pošto. Ko niste prepričani, kako začeti poslovno e-pošto, se zmotite na strani tradicionalnih pozdravov. Začetek e-pošte z »Hej« pogosto opazimo pri mlajših sodelavcih, ki se ležerno lotijo vsega.
Vendar je to za večino poslovnih situacij preveč priložnostno zaradi morebitnega nespoštovanja nekaterih prejemnikov. To še posebej velja, če mlajši uslužbenec starejšemu potencialnemu poslovnemu ali poslovnemu kolegu pošlje e-pošto.
Še en pozdrav, ki se mu je treba izogniti, je: "Za koga se to lahko nanaša", razen če se popolnoma ne zavedate identitete prejemnika. Ta pozdrav nakazuje slepo e-poštno sporočilo, ki nima nobenega odnosa s prejemnikom. Večina prejemnikov to takoj vidi kot slepo e-poštno sporočilo in ga lahko zavrne, preden ga prebere. Na primer, »Živijo« je prijaznejši od »Dragi« in je pogostejši, če ima pošiljatelj vzpostavljen pozitiven odnos s prejemnikom.
Nasvet
Bolje je, da stvari ostanejo kratke, če nimate veliko informacij. "Živjo," je boljši od "Dragi prijatelj", tudi če nimaš imena, ki sledi "Zdravo."