Januar je za računovodske službe in lastnike malih podjetij vedno naporen mesec, ko pripravljajo davčne dokumente za zaposlene in njihovo poslovanje. Izjava o plačah in davkih uslužbenca, znana kot W-2, je uradni dokument, ki se uporablja za poročanje o obdavčljivem dohodku ter znesku zadržanega davka za socialno varnost, Medicare ter državno in lokalno upravo. Ta pomemben dokument ne uporablja samo davčna služba (IRS) za davčne namene, ampak v času življenjske dobe zaposlenega uprava za socialno varnost (SSA) uporablja zgodovino njegovih zaslužkov za določanje upravičenosti in prejemkov ob upokojitvi.
Razumevanje W-2
Preden porabite čas za izpolnjevanje katerega koli obrazca, se prepričajte, da uporabljate pravilnega. Delodajalci morajo v zameno za storitve med letom izpolniti obrazce W-2 za vse zaposlene, ki so jim izvedli kakršno koli plačilo, vključno z gotovinskimi plačili.
Tudi če niste uradno podjetje, vendar nekomu plačujete kot gospodinjski uslužbenec, morate zanj vložiti W-2. Če ste za delo plačali izvajalcu (brezposelnemu), boste morali uporabiti drug obrazec, 1099-MISC.
Stvari, ki jih boste potrebovali
Obrazec W-2 in obrazec W-3
Letni zneski plač
Številke letnih odbitkov
Programska oprema za obračun plač
Tiskalnik
Izberite svojo datotečno obliko
Pri vložitvi dokumentov W-2 imate dve možnosti. Obrazce v papirnati obliki ali v elektronski obliki lahko izpolnite na spletnem mestu SSA's Business Services Online.
Papirnate obrazce
Če se odločite za papirnate obrazce, jih morate naročiti pri davčni upravi. Enostavno spletno naročanje je na voljo na spletni strani www. irs.gov/orderforms. Obrazec naročite za pravilno leto; januarja boste izpolnjevali obrazce za pravkar dopolnjeno leto in ne za tekoče leto. Vedno tiskajte čitljivo s črnim črnilom. S to metodo lahko oddate do 249 obrazcev za zaposlene.
Elektronska prijava
Hitrejši način vložitve obrazcev je z uporabo brezplačnega spletnega mesta Business Services Online (BSO), ki ga upravlja SSA. Nastaviti boste morali račun in geslo, ki ju je treba redno spreminjati.
Preko tega sistema lahko ročno vnesete do 50 zaposlenih na oddajo. Za veliko število zaposlenih lahko naložite tudi oblikovano datoteko o plačah. Navodila za oblikovanje so na voljo na spletnem mestu BSO.
Zberite informacije o plačah zaposlenih
Za vsakega zaposlenega pripravite zbirna poročila o plačah. Poročila morajo podrobno opisovati, koliko denarja so jim plačali za celo leto, pa tudi znesek zadržanih davkov za zvezni davek na dohodek, državne in lokalne davke, davke na socialno varnost in Medicare.
V vsak obrazec vnesite podatke
Sledite navodilom IRS za izpolnjevanje vsakega obrazca W-2. Vnesli boste naslednje podatke:
-
- Ime, naslov in številka socialne varnosti za vsakega zaposlenega
- Ime vašega podjetja, naslov, EIN (identifikacijska številka delodajalca) in državna identifikacijska številka
- Vsote za plače, napitnine in druga nadomestila
- Skupni zneski za davke v vsaki kategoriji
- Izbirni odlog ali določeni prispevki Roth IRA, če je primerno
- Obdavčljivi stroški plačanega zdravstvenega ali življenjskega zavarovanja delodajalca, če je primerno
Ko vnašate podatke v spletne obrazce, jih shranite po vsakem vnosu. Če želite, lahko zapustite spletno mesto in se pozneje vrnete, da dokončate svoje delo.
Preglejte zaključene W-2
Ko vnesete vse W-2 zaposlenih, jih preverite za točnost. SSA priporoča tiskanje neuradnih kopij in dajanje na pregled zaposlenim. Posebej preverite črkovanje imen, pravilne naslove in pravilne številke socialnega zavarovanja. Če boste obrazce oddali pozneje in našli napake, boste morali popravljeni obrazec znova poslati.
Tiskanje in distribucija obrazcev
Ko je vse preverjeno pravilno, natisnite W-2 in jih razdelite svojim zaposlenim. Poskrbite, da jih boste poslali najpozneje do 31. januarja, da bodo izpolnili rok IRS.
Predložite obrazce SSA
Zadnji korak je vložitev vseh obrazcev v SSA. Čeprav IRS ter državne in lokalne vlade uporabljajo W2 za preverjanje zaslužka, je uprava za socialno varnost tista, ki nadzoruje vložitev teh dokumentov. Tako v papirni kot v elektronski obliki boste prejeli tudi W-3, ki je obrazec za prenos plač in davčnih izkazov; predložiti ga je treba skupaj z vsako serijo W-2.
Zamislite si W-3 kot "skupno" kartico. Navedli boste vse podatke o svojem delodajalcu in skupne plačane ali zadržane zneske v posamezni prijavljeni kategoriji za vaše celotno podjetje. Navedli boste tudi skupno število posameznih W-2, ki jih je predložilo vaše podjetje. W-3 deluje kot preverjanje za ugotavljanje morebitnih napak z vašo oddajo.
Nasvet
Ne izpisujte kopije rdeče različice obrazca W-2, ki jo najdete na spletnem mestu IRS, in jo pošljite SSA. Obrazca ni mogoče optično prebrati in ne bo sprejet; morda boste celo kaznovani. Namesto tega papirnate obrazce naročite neposredno pri davčni upravi in jih pošljite po pošti ali elektronsko pošljite upravi za socialno varnost prek spletnega mesta s spletnimi storitvami.