ID zaposlenega je koda, ki jo delodajalec uporablja za enolično identifikacijo ljudi, ki delajo v organizaciji. ID-ji zaposlenih omogočajo poenostavljeno in natančno vodenje evidence ter pomagajo ohranjati zaupne podatke. Če imate majhno podjetje s peščico zaposlenih, ga ID morda ne bo nujno zaskrbljujoč, toda z rastjo vašega podjetja dobiva večji pomen.
Zakaj ne SSN?
Številka osebnega dokumenta ni enaka davčni številki ali številki socialne varnosti (SSN), ki jo dodeli zvezna vlada. Čeprav so SSN-ji še ena uporabna oblika osebnih dokumentov, jih je treba hraniti kot zaupne in jih ne uporabljati za vsakodnevno vodenje evidence. Lopovi identitete iščejo SSN, ker enolično identificirajo državljane ZDA. Ugotovite, da bi lahko tatovi s številkami socialnega zavarovanja ustvarili ponarejene osebne izkaznice in druge lažne dokumente. To je težje storiti z osebnimi dokumenti, ker nimajo nobene koristi zunaj internih evidenc podjetja.
Problem "John Smith"
Ko vaše podjetje raste, se povečuje verjetnost, da boste zaposlili več ljudi, ki si delijo isto ime, zlasti za običajna imena. Čeprav lahko srednja imena in naslovi, kot je »zdravnik«, pomagajo razlikovati ljudi, to ne deluje vedno. Sistem enoličnih osebnih dokumentov vam omogoča identifikacijo in obračun oseb z istim imenom.
Oblika ID kode
Ko ustvarite kodo ID zaposlenega, je oblika v celoti odvisna od vas. Lahko je številka ali kombinacija črk, številk in drugih simbolov. Podjetje lahko z ID-jem identificira vrsto zaposlenega; na primer "T", ki mu sledi nekaj števk, lahko to osebo označi kot tehnika. Nekatera podjetja uporabljajo shemo zaporednega oštevilčenja, pri kateri imajo delavci, ki so se že zgodaj pridružili, majhno število, kasneje najeti pa višje število.
Centralni nadzor ID številk
Pomembno je, da vaše podjetje dodeli nove identifikacijske številke na enem ali centraliziranem mestu v podjetju, kot je oddelek za človeške vire, ali za mala podjetja, računovodjo ali osebo na plačilnih listih. S centraliziranjem odgovornosti zmanjša možnost, da isto številko damo več kot eni osebi ali da ista oseba dobi več številk. Edinstvenost je ključnega pomena za nemoteno delujoč računovodski sistem.
Večnamenska ID
Možno je, da vaša organizacija eno številko zaposlenega uporabi za več namenov. Na primer, neplačani pripravnik morda ni v sistemu izplačil, vendar še vedno potrebuje sredstva, kot so ključi in dostop do računalnika. Če vaše podjetje najame pripravnika, lahko obdrži isto številko; vam jih ni treba znova vnašati v svoj računovodski sistem.
ID zaposlenega in zbirke podatkov
ID-ji zaposlenih pomagajo učinkovito računalniško voditi evidence z zmanjšanjem odvečnih informacij. Na primer, datoteka zaposlenega ima lahko ID, ime, domači naslov in telefonsko številko zaposlenega. Datoteka za sledenje času počitnic ima lahko samo ID številko in datum počitnic. Računalnik samodejno poveže dve datoteki z uporabo ID številke, kar vam omogoča, da v poročilu vidite ime zaposlenega in čas njegovega dopusta.
ID zaposlenega v primerjavi z delodajalcem
Ne mešajte ID-ja zaposlenega z ID-jem delodajalca (EIN). Slednje je koda, ki jo zvezna vlada dodeli podjetjem za davčne namene in poročanje. Podobna je številki socialne varnosti, saj enolično identificira podjetje. Vsako ameriško podjetje, ki zaposluje ljudi, potrebuje EIN.