Odprtje in vodenje podjetja stane, ne glede na to, ali ga porabite za zagonske stroške, režijske stroške, plače ali pisarniške potrebščine, tako preproste kot beležke. Upoštevati je treba tri glavne vrste pisarniških stroškov: splošni pisarniški stroški, pisarniški material in velika pisarniška oprema, kot je pohištvo. Z vsemi je treba pravilno ravnati, ko podjetja pripravijo svoj poslovni davek na odbitek.
Splošni pisarniški stroški v primerjavi s potrebščinami
Splošni pisarniški stroški so povezani s pisarniškim poslovanjem. Seznam splošnih pisarniških stroškov lahko vključuje namizne in prenosne računalnike in tablične računalnike, pisarniške telefonske sisteme in mobilne telefone zaposlenih, računovodsko programsko opremo, spletne strani in internetne pristojbine. Drugi operativni stroški lahko vključujejo storitve čiščenja in komunalne storitve.
Pisarniški material so kratkoročni predmeti, ki jih je treba napolniti ali zamenjati. Inline Accounting svetuje, da vključujejo črnilo za tiskalnike, toner, kavo, sponke, pisala, vodo in pisalne potrebščine, vključno s papirnatimi računi, odvisno od vrste posla. Veliki predmeti, ki stanejo več denarja, na primer pisarniško pohištvo, veljajo za poslovno opremo.
Poslovni odhodki v primerjavi s kapitalskimi odhodki
Kapitalski izdatki so denarna sredstva, ki jih podjetja uporabljajo za pridobivanje, vzdrževanje in izboljšanje glavnih fizičnih sredstev. Ti izdatki nastanejo, ko podjetja izvedejo večje naložbe, razširijo poslovanje ali začnejo z velikimi projekti. To lahko vključuje gradnjo novega skladišča, namestitev nove strehe ali nakup voznega parka tovornjakov.
To so drugačne kategorije kot poslovni stroški. Kapitalski izdatki so namenjeni dolgoročnim poslovnim potrebam, medtem ko so poslovni odhodki bolj kratkoročni. Kapitalskih izdatkov ni mogoče v celoti odšteti na enak način kot pisarniški material in odhodki.
Splošni predpisi o poslovnih odhodkih IRS
Freshbooks pojasnjuje, da se lahko poslovni odhodki, kot je pisarniški material, odštejejo od davčnih napovedi, če podjetje posluje za ustvarjanje dobička. Na splošno morajo biti poslovni odhodki "običajni in nujni". Z drugimi besedami, pričakovati je treba stroške za vodenje vrste poslovanja in jih potrebujejo za vsakodnevno in dolgoročno poslovanje.
Poslovne stroške je treba ločiti od kapitalskih izdatkov, stroškov, ki se uporabljajo za določanje stroškov prodanega blaga, in osebnih stroškov. Na splošno lahko odštejete skupni znesek katerega koli poslovnega odhodka, če izpolnjuje ta „običajna in nujna“ merila in ni kapitalski odhodek.
IRS ima drugačna pravila za podjetja, ki imajo sedež doma. Ti lastniki podjetij morajo razlikovati med predmeti, ki se uporabljajo izključno za podjetje, in tistimi, ki se ne uporabljajo. Prenosnega računalnika, ki se uporablja za šolska dela otrok, ni mogoče opredeliti med poslovne stroške. Če ga nekaj časa uporabljate za poslovanje, boste morda lahko odšteli del nekaterih stroškov.
Kaj je na seznamih poslovnih odhodkov
Podjetje, ki nima sedeža v domu, bo morda lahko odštelo različne poslovne stroške. Velika podjetja imajo lahko več kvalificiranih odbitkov kot majhna. Seznam poslovnih stroškov velikega podjetja lahko vključuje najemnino, zavarovanje, najem opreme, bančne provizije, stroške obdelave plač, programe zdravstvenega varstva in prejemkov zaposlenih ter pravne takse.
Tudi majhna podjetja bodo morda lahko odštela večino teh stroškov. Podjetja, ki zaposlujejo prodajalce, bodo morda lahko odštela stroške službenih avtomobilov, potovanj, nastanitve in usposabljanja. Po Agerasu se lahko odštejejo tudi dodatni stroški, povezani z vzdrževanjem, popravili in uniformami.
Seznam kvalificiranih pisarniških stroškov za domača podjetja je nekoliko drugačen. V domu mora biti območje, ki se uporablja izključno za vodenje podjetja. Ta seznam poslovnih stroškov lahko vključuje del davka na premoženje doma in hipotekarne obresti, ločeno telefonsko linijo, ki se uporablja samo za podjetje, zavarovanje, varnostni sistem, vzdrževanje doma ter vzdrževanje in popravila.
Odbitki za majhne pisarne
Če želite uveljavljati kakršne koli odbitke za pisarniške stroške, mora podjetje voditi razčlenjene račune. Ko podjetje odda svoje davčne obrazce, od dobička odšteje pisarniške potrebščine. Torej ima podjetje, ki zasluži 100.000 dolarjev dobička in za pisarniško zalogo porabi 15.000 dolarjev, 85.000 dolarjev dobička za davčne namene, razen če obstajajo drugi odbitki.
Splošni in administrativni poslovni stroški se običajno odbijejo v istem letu, ko so plačani. Izjema so stroški, ki so neposredno povezani z začetkom novega podjetja; te morajo biti kapitalizirane v petletnem obdobju.
Obstajajo pravila, kako lahko odštejemo stvari, kot so stroški zabave in darila strank. Na primer, lastniki podjetij lahko odštejejo 50 odstotkov obroka stranke, vendar je to omejeno na samo eno osebo; skupinski obroki in zabave ne štejejo. Za darila strank je dovoljen 25-odstotni odbitek.
Odbitki za stroške domače pisarne
Fizični domači pisarniški prostor lahko odštejemo na dva načina: poenostavljeno ali običajno. IRS odbitek za poenostavljeno metodo opisuje kot "5 USD na kvadratni meter pisarniških površin do 300 kvadratnih metrov." Standardna metoda je bolj zapletena; sledi dejanskim stroškom in izračuna končno številko na podlagi odstotka stanovanja, ki se uporablja za poslovanje.
Tudi drugi odbitki za stroške v domači pisarni se izračunajo v odstotkih glede na pisarniški prostor ali kilometrino. Sem spadajo prevoz, internetne storitve, uporaba telefona in drugi predmeti.
Načini za kategorizacijo stroškov
Poslovne odhodke lahko razdelimo na tri kategorije: fiksni, spremenljivi in periodični. Fiksni stroški ostanejo enaki, vendar se lahko v določenem času, na primer v letu, nekoliko spremenijo. Očiten primer tega je mesečna najemnina, ki se po 12 mesecih poveča.
Spremenljivi odhodki niso dosledni in lahko predstavljajo največje stroške podjetja. To je razvidno iz stroškov obračuna plač, računov za komunalne storitve, nakupov zalog in lansiranja novih izdelkov. Občasni stroški so nepričakovani in jih je težko načrtovati. Del tega je treba spremeniti veliko narobe naročilo, zamenjati računalniški sistem ali odpreti novo pisarno.
Kako deluje amortizacija?
IRS lastnikom majhnih podjetij omogoča odpis prvih 18.000 USD, plačanih za opremo, kupljeno za poslovno uporabo, samo v določenem letu. Če podjetje običajno vsako leto kupi toliko opreme, bo morda želelo takoj izkoristiti celotno davčno olajšavo.
Če gre bolj za spremenljive ali občasne stroške, bo lastnik podjetja morda želel izkoristiti amortizacijo. To je zmanjšanje vrednosti sredstva sčasoma. Amortizacija je za lastnike podjetij odbitna in temelji na formuli IRS. Osebi, ki vloži, omogoča, da sčasoma amortizira stroške nakupa, da jih razdeli.
Več vrst pisarniških stroškov lahko v bilanci stanja razvrstimo med osnovna sredstva in jih lahko amortiziramo. Podjetja uporabljajo osnovna sredstva za dolgoročni dohodek in ta sredstva ostanejo v podjetju dlje časa. Primeri vključujejo službena vozila, pohištvo, računalnike in stroje.
Koristni viri za vložitev davkov
IRS ima na svoji spletni strani veliko informacij, ki lahko lastnikom podjetij pomagajo pri pripravi davkov. Objava IRS 535 o poslovnih odhodkih vsebuje smernice za teme, ki vključujejo stroške najemnine, plače zaposlenih, amortizacijo in izčrpavanje.
Ta obrazec se nanaša tudi na Business Services Online, ki ga sponzorira uprava za socialno varnost. Business Services Online ponuja spletne prijave za računovodje, CPA-je in druge vpisane agente, ki obdelujejo določene davčne obrazce.