Kaj je obrazec za nakup?

Majhna podjetja pogosto začnejo s proračunom. Zaradi tega so nadzorni stroški bistveni za dolgoročno zdravje podjetja. Eden od načinov za zmanjšanje stroškov in spodbujanje odgovorne porabe je razviti postopek notranjega zahtevka za vse nove nakupe.

Obrazec za nakup

Obrazec za nakup je interni dokument, s katerim zaposleni zahtevajo nakup določenega predmeta. Zaposleni opiše izdelek in zakaj je potreben. Ta obrazec se nato pošlje drugim posameznikom in oddelkom znotraj podjetja v pregled in odobritev.

Postopek zahtevka

Proces pridobivanja je interni in se med podjetji razlikuje. Običajni postopek zahteve za nakup pa lahko deluje tako:

  1. Zaposleni potrebuje nov prenosni računalnik in dobi zahtevek. Opisuje prenosni računalnik, ki ga želi, in po potrebi razloži, zakaj ga potrebuje. Nato prosi vodjo oddelka, naj podpiše zahtevek.

  2. Ko nadzornik podpiše obrazec, se lahko obrne na oddelek za IT, tako da se lahko strokovnjaki oddelka prepričajo, da je računalnik združljiv s sistemi podjetja in da izpolnjuje standarde varnosti podatkov.

  3. Po odobritvi informacijske tehnologije se zahteva pošlje nabavni službi. Osebje oddelka nabavi računalnik med več trgovci in se odloči za nakup pri prodajalcu, ki ponuja najugodnejšo ceno. Nabavni oddelek prodajalcu izda naročilnico.

Prednosti postopka zahtevka

Tudi pri majhnih podjetjih ima postopek pridobivanja več prednosti:

  • Preglednost: postopek zajema zahteva, da zaposleni in njihovi nadzorniki opravičijo nakup. Preprost postopek zapisovanja, zakaj je določen izdelek potreben, lahko zmanjša nepotrebne nakupe. Prav tako lahko zmanjša prekomerno porabo dragih izdelkov, kadar bi cenejši izdelek ustrezal potrebam podjetja.

  • Funkcionalnost in združljivost: Nekateri izdelki, zlasti elektronika programske opreme, morda niso združljivi s trenutno opremo in sistemi podjetja. Z zahtevo, da se vodje drugih ustreznih oddelkov odpovejo ob nakupu, podjetje zmanjša ali odpravi potrebo po vrnitvi izdelka, ko se odkrije, da za podjetje preprosto ni primeren.

  • Doseganje najboljše ponudbe: oddelki za nabave ali nabavni uslužbenec lahko razvijejo odnose s prodajalci in zagotovijo prednostne cene za številne izdelke.

Drugi pomisleki glede postopka zahtevka

Nekatera podjetja ne zahtevajo zahtevkov za vse nakupe. Na primer, podjetje se lahko odloči, da lahko nakupe izdelkov, ki stanejo manj kot 100 USD in niso programska oprema, računalniki ali zunanja oprema, neposredno odobri in naroči vodja oddelka. Postopek nabave je lahko preveč za zelo majhno podjetje, ki ima le enega ali dva zaposlena. Ker pa podjetje raste, je pregledovanje nabavnih postopkov in uvajanje novih postopkov vedno dobra ideja.