Od leta 2020 je težko najti podjetje kakršne koli velikosti, ki se ne bi zanašalo na računalnike za izdelavo, trženje in prodajo svojih izdelkov ali storitev. Čeprav računalniki omogočajo hitrejše in enostavnejše poslovanje, lahko njihova uporaba s strani delovne sile povzroči tudi številne pomembne slabosti. Razumevanje slabosti uporabe računalnika na delovnem mestu vam lahko pomaga, da jih čim bolj zmanjšate in zaščitite svoje podjetje.
Močno zanašanje na podatke
Mnoga podjetja se tako močno zanašajo na računalnike, da se izguba električne energije ali izpad sistema lahko izkažeta za uničujoče. Dragocene datoteke se lahko izgubijo, včasih trajno, kar ima lahko dolgoročne posledice, če datotek ne bi varnostno kopirali s papirjem ali drugimi metodami, kot so samodejne nočne varnostne kopije zunaj strani ali varnostne kopije v oblaku.
Podjetje, usmerjeno v storitve za stranke, ki je odvisno od tega, ali lahko hitro in zanesljivo odgovori na poizvedbe strank, se lahko znajde tudi v resno slabšem položaju, če izgubi dostop do računalnika.
Osebna uporaba računalnikov
Računalniki lahko motijo pozornost, še posebej, če imajo zaposleni popoln dostop do interneta. Namesto da delajo, lahko zaposleni preživijo čas brezciljnega brskanja po spletu, objavljanja v družabnih omrežjih, preverjanja športnih rezultatov, pošiljanja videoposnetkov prijateljem, igranja igric ali pogovorov s takojšnjim sporočanjem. Po podatkih Wisconsin School of Business delavci med delom v internetu iz osebnih razlogov porabijo od treh ur na teden do 2,5 ure na dan.
Podjetja bodo morda morala plačati dodatne stroške nakupa in namestitve programske opreme za filtriranje, da bodo delavcem omejili dostop do brskanja in ustvarili črni seznam spletnih mest, ki jih vaši zaposleni ne smejo obiskati. Vaše podjetje bi moralo z vašim pravnim svetovalcem ustvariti pravilnike, ki omejujejo uporabo računalnikov na poslovne dejavnosti.
Nevarnosti vdiranja
Druga težava računalniških sistemov na delovnem mestu je, da mnoga mala podjetja hranijo občutljive podatke o strankah, kot so številke kreditnih kartic, številke socialne varnosti, podatki o bančnih računih in naslovi. Če heker uspešno vdre v računalniški sistem podjetja, lahko s pomočjo teh podatkov izprazni bančne račune ali porabi stroške na kreditnih karticah.
V najboljšem primeru lahko to ustvari nočno moro za odnose z javnostmi za podjetje. V najslabšem primeru lahko podjetje postane dovzetno za pravne postopke, še posebej, če ni izvedlo učinkovitih varnostnih ukrepov, pojasnjuje poslovna zavarovalnica Hiscox ZDA.
Prepričajte se, da imate v vseh svojih računalnikih najnovejšo protivirusno in vdiralniško programsko opremo. Določite stroga pravila za zaposlene glede nalaganja predmetov v računalnike, da preprečite nenamerno nalaganje virusov, poslanih prek lažnih e-poštnih sporočil.
Vdor v zasebnost
Mnoga podjetja uvajajo politiko spremljanja uporabe računalnikov zaposlenih, da preprečijo neprimerno ali celo nezakonito dejavnost. V nekaterih primerih morajo zaposleni podpisati izjavo, s katero potrjujejo, da podcenjujejo nadzorno politiko podjetja.
Zaposleni lahko na to gledajo kot na poseg v njihovo zasebnost in na to opozorijo kot na primer, da jih gleda "Veliki brat". Ustvari lahko tudi etično dilemo, s katero pravico zaposlenega do zasebnosti postavi proti pravici delodajalca, da se zaščiti.
Eden od načinov za omilitev pregledov uporabe računalnikov zaposlenih je, da zaposlenim daste anonimno številko, ki jo zaposleni v IT vidijo pri preverjanju uporabe interneta. Če opazijo, da uslužbenec št. 22B nekaj ur na dan brska po internetu za osebno uporabo, oddelek za informacijske tehnologije zaposlenega št. 22B prijavi vodstvu, ki prebere poročilo in nato ugotovi, ali želi zaposlenega razkriti zaradi discipline.