Podjetje z dokumenti komunicira, posluje in analizira svojo produktivnost. Poslovni dokumenti segajo od kratkih e-poštnih sporočil do zapletenih pravnih sporazumov. Nekatere dokumente pripravijo zaposleni in lastniki podjetij, druge pa strokovnjaki zunaj podjetja, na primer računovodje in odvetniki. Ker dokumenti dokazujejo poslovanje organizacije in se nanje lahko sklicujejo v prihodnjih letih, je pomembno, da so dobro napisani.
E-poštna sporočila in memorandumi
Sodelavci običajno uporabljajo e-pošto za medsebojno posredovanje informacij. Preden je e-pošta postala razširjena, so bili za sporočila znotraj pisarne uporabljeni memorandumi. Beležke se še vedno uporabljajo v primerih, ko naj bi sporočilo spremljalo določeno datoteko, in v primerih, ki zahtevajo več zasebnosti kot e-poštno sporočilo.
Besedilo in e-poštno sporočilo identificirata pošiljatelja in prejemnika ter vsebujeta zadevo. Besedilo je oblikovano v enem ali več odstavkih.
Poslovna pisma za zunanjo komunikacijo
Poslovna pisma se uporabljajo za komunikacijo s posamezniki zunaj pisarne. Med prejemniki so lahko stranke, kolegi iz drugih podjetij, ponudniki storitev, strokovnjaki, ki svetujejo podjetjem, državni uradniki in kandidati za zaposlitev. Poslovno pismo je običajno oblikovano v blokovnem slogu, v katerem so vsi elementi črke, razen pisemske glave, poravnani z levim robom.
Lahko ga pošljete po e-pošti ali dostavite po pošti. Če je pismo poslano v besedilu e-poštnega sporočila, pošiljatelj na dnu e-poštnega sporočila navede svoje ime, naziv delovnega mesta in kontaktne podatke.
Poslovna poročila za posredovanje informacij
Poslovna poročila posredujejo informacije v bolj formalni obliki in običajno daljši od pisma. Poročila zajemajo različne teme, kot so skladnost z varnostjo, podatki o prodaji, finančni podatki, študije izvedljivosti in tržni načrti. Vključujejo lahko statistiko, grafikone, grafe, slike, študije primerov in rezultate raziskav. Nekatera poročila so objavljena v korist vlagateljev. Če je poročilo periodično, na primer mesečno poročilo o prodaji, se za udobje in primerjavo s prejšnjimi poročili uporabi predloga.
Transakcijski dokumenti za poslovanje s strankami
Podjetje uporablja dokumente za poslovanje s svojimi strankami. Da bi prihranili čas, so lahko ti dokumenti oblikovani kot obrazci, na primer obrazec za naročilo, stran za prenos, račun ali potrdilo. Vrste uporabljenih transakcijskih dokumentov se nekoliko razlikujejo glede na naravo podjetja. Na primer zavarovalni zastopnik ustvari zahtevke za zavarovanje in police, medtem ko posojilodajalec uporablja zahtevke za posojila in hipotekarne dokumente.
Na nekaterih področjih podjetja sklepajo sporazume in pogodbe z drugimi; te dokumente bi lahko sestavil pravnik podjetja.
Finančni dokumenti za upravljanje poslovanja
Podjetje uporablja finančne dokumente, da ostane v okviru svojega proračuna, pripravlja predloge proračuna in vloži davčne napovedi. Ti dokumenti vključujejo evidence prejemkov, poročila o plačah, plačane račune, bančne izpiske, izkaze poslovnega izida, bilance stanja in obrazce za davčno poročanje. Te dokumente lahko pripravi računovodja podjetja.
Lastnik podjetja s temi dokumenti določa finančni uspeh podjetja in prepoznava neproduktivna področja. Vodja oddelka lahko za pripravo predloga proračuna uporabi finančne dokumente.