Popravila in vzdrževanje so stroški, ki jih ima podjetje za obnovo sredstva v prejšnje stanje ali za ohranitev sredstva v trenutnem stanju. Ločijo se od kapitalskih stroškov, ki se uporabljajo za nakup sredstva. V skladu s splošno sprejetimi računovodskimi načeli - GAAP - morate v svoje evidence evidentirati stroške popravil in vzdrževanja ter jih prijaviti v računovodskih izkazih v obdobju, v katerem so nastali. Smernice so precej enostavne in v nadaljevanju opisujemo postopek.
Popravila in vzdrževalni stroški v primerjavi s kapitalskimi odhodki
Kapitalski izdatki so stroški, ki jih ima podjetje za nakup sredstva, podaljšanje njegove življenjske dobe ali povečanje zmogljivosti ali učinkovitosti. Popravila in stroški vzdrževanja samo ohranjajo življenjsko dobo sredstva ali njegovo trenutno stanje. Razlikovanje je na splošno jasno, čeprav so časi, ko je za določen strošek potreben sodni poziv.
Na primer, zamenjava pokvarjenega dela na motorju je strošek popravila, medtem ko je nadgradnja motorja za povečanje zmogljivosti stroja kapitalni strošek. Podjetje naenkrat stane celotne stroške popravila ali vzdrževanja, vendar sčasoma kapitalne izdatke dodeli kot stroške.
Evidentiranje odhodkov v ustreznem obračunskem obdobju
V skladu z GAAP in računovodstvom na podlagi nastanka poslovnih dogodkov morate odhodke obračunati v obdobju, v katerem so nastali. Obdobje, v katerem plačate stroške, ne vpliva na to, kdaj stroške prepoznate v svojih evidencah. Obdobje popravila in obdobje plačila sta pogosto enaka, vendar to ni vedno tako.
Če na primer popravite motor tovornjaka ob koncu tekočega leta, vendar nameravate popravilo plačati naslednje leto, morate stroške evidentirati v tekočem letu.
Snemanje dnevnika
Če želite v svoje evidence zabeležiti stroške popravila ali vzdrževanja, v breme računa vstavite račun stroškov popravil in vzdrževanja za znesek stroškov. Z bremenitvijo se poveča odhodkovni račun. Dobroimetje bodisi v gotovini bodisi v breme računa za enak znesek, odvisno od tega, kako boste plačali stroške.
Z dobropisom se zmanjša denarni račun, ki je sredstvo, poveča pa se račun za obveznosti, ki je obveznost, za znesek, ki ste ga dolžni tretji osebi.
Poročanje o izkazu poslovnega izida
Na koncu obračunskega obdobja seštejte celotne stroške popravil in vzdrževanja, ki ste jih zabeležili v obdobju. V razdelek o poslovnih odhodkih v izkazu poslovnega izida v razdelek poslovnih odhodkov zapišite »Stroški popravil in vzdrževanja« in skupni znesek.
Če ste na primer med letom imeli 10.000 ameriških dolarjev stroškov popravil in vzdrževanja, v razdelku o poslovnih odhodkih v izkazu poslovnega izida napišite »Stroški popravil in vzdrževanja 10.000 USD«.
Opozorilo
Navodila IRS in računovodski postopki GAAP se pogosto spreminjajo. Poskrbite, da svoje računovodstvo temeljite na najnovejših postopkih, ki so na voljo za računovodske in davčne namene.